метро Текстильщики, Волгоградский проспект, дом 42, корпус 42А
Филиал в г. Нижний Новгород,

Создание электронного архива документов

Компания Редокс более 14 лет занимается созданием электронных архивов документов. Это наша основная сфера деятельности.

Главная задача создания электронных архивов очевидна - существенное снижение потерь времени сотрудников на поиск документов.

Многие даже представить себе не могут масштабы потерь времени на поиск документов даже в небольшой организации. По нашей оценке сотрудники могут терять до 5-10 % своего рабочего времени и времени своих коллег на поиск нужной им информации. А потерянное время  - это как известно потерянные деньги.


Создание электронного архива документов -

самый простой способ повышения эффективности
работы организации

 

Создание электронного архива документов состоит в решении двух основных задачах:

  • Поставка программного обеспечения (и при необходимости оборудования)

  • Наполнение электронного архива электронными документами (полученными например путем сканирования бумажных документов) и их атрибутивное описание

Чем более полным будет атрибутивное описание документов, тем будет проще найти нужный документ.

Стоимость создания электронного архива документов

Стоимость зависит от следующих основных факторов:

  • Количество пользователей электронного архива документов

  • Предполагаемое максимальное количество документов в электронном архиве

Eсли же вы доверите нам также сканирование и ввод документов в систему, то на стоимость будут влиять также:

  • Количество документов и общее количество страниц

  • Формат страниц

  • Требования к файлам скан копий документов (цветность, количество dpi, формат файла)

  • Сшиты ли страницы документов и можно ли их расшивать

  • Какими атрибутами нужно описывать документы в системе 

 

Типовая схема организации электронного архива

Примеры стоимости типовых проектов

1. Электронный архив бухгалтерских документов небольшой компании

Предположим бухгалтерский архив небольшой компании занимает один шкаф и распределен по 40 папкам типа “Корона”.

Если предположить, что в среднем в каждой папке находится 220 страниц, а каждый документ состоит в среднем из 3 страниц, то получим, следующие исходные данные:

  • Общее количество страниц: 8800.

  • Общее количество документов: 2933.

Предполагаемое количество пользователей системы: 5 человека (бухгалтер, директор и 3 специалиста).
 



Стоимость создания такого бухгалтерского электронного архива, включая анализ, поставку и установку ПО, обучение составит 91 000 руб.

Сканирование документов и их ввод в систему, с проведением работ на территории Заказчика, составит 49 000 руб.

Общая сумма составит 140 000 руб.

Срок проведения работ не более одного месяца.

 

2. Электронный архив проектно-сметной документации

Предположим в организации есть бумажный архив проектных и сметных документов на 100 проектов каждый из которых состоит в среднем из 10 томов/разделов. Итого 1000 томов/разделов/папок.

Каждый том состоит из примерно 10 страниц формата А4 и 10 страниц от А3 до А0 форматов.

Итого мы получим 20 000 разноформатных страниц.

Предполагаемое количество пользователей системы: 10 человек.

 



Стоимость создания такого электронного архива проектно-сметных документов, включая анализ, поставку, установку ПО и обучение  составит
141 000 руб.

Сканирование документов на территории Заказчика и их ввод в систему с описанием на уровне тома/раздела составит примерно 350 000 руб.

Общая сумма составит 491 000 руб.

Срок проведения работ 3 месяца.

Почему стоит доверить создание электронного архива документов нам

1. КОНКУРЕНТОСПОСОБНЫЕ ЦЕНЫ

Редокс ведет открытую ценовую политику. Вы можете узнать все наши цены на сайте и они не будут зависеть от платежеспособности клиента.  
Мы поддерживаем свои цены минимальными, настолько, насколько это возможно. Для этого мы стараемся сокращать свои непроизводственные расходы: не тратим лишние средства на рекламу, менеджеров по продажам, выставки, конференции и красивые буклеты.

Мы видим свою задачу в том, чтобы клиент быстро получал отдачу от наших решений. А это возможно только в том случае, если затраты наших клиентов будут экономически обоснованы.Наличие собственного центра обработки данных в Нижнем Новгороде позволяет также предложить очень хорошие условия для проектов, которые можно выполнять на нашей территории.

2. ОПЫТ

Мы давно на рынке и имеем реально большой опыт.Устоявшийся коллектив специалистов со средним  опытом работы в индустрии 5-8 лет.Сотни выполненных проектов, миллионы отсканированных листов, существенный парк профессионального оборудования, собственные программные разработки и уникальные технологии.  

3. НАДЕЖНОСТЬ

Наша компания дорожит своей репутацией и гордится отсутствием нареканий к нашей работе. Мы не поступаемся качеством ради сиюминутной выгоды и не берем проекты, которые не сможем сделать.

4. СОБСТВЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

Имея собственные программные разработки и готовые решения мы готовы гибко подойти к любой проблеме и реализовать даже нетривиальные задачи.

О нас

Опыт работы

За годы работы нами выполнены десятки тысяч заказов, более 400 крупных проектов оцифровки и создания электронных архивов документов, оцифровано более 20 000 000 страниц.

Среди наших проектов:

  • Сканирование и создание электронного архива документов Госфильмофонда РФ

  • Создание электронного архива АО "ДойчеЛизингВосток"

  • Создание электронного архива документов ГУП «Моссвет»

  • Создание электронного архива для ГНЦ ФГУП "Центр Келдыша"

  • Оцифровка документов для электронного архива АО "Пермьэнергосбыт"

  • Сканирование документов для электронного архива Объединенного Института Ядерных Исследований 

  • Сканирование документов для Российского государственного архива научно-технической документации 

Среди наших клиентов:

  • Центральный Банк РФ 
  • Adidas
  • МГТС 
  • Pfizer
  • Ростех
  • Икеа
  • PricewaterhouseCoopers
  • S7 Airlines
  • Аэропорт Домодедово 
  • РУСАЛ 
  • Мосметрострой 
  • Зодчий
  • Лига Ставок 
  • Роспатент 
  • и многие другие…

Дополнительные возможности

Доработка под нужды заказчика.  Чем больше в организации документов и процессов с ними связанных, тем больше возникает требований к дополнительным функциям электронного архива документов и интеграционным возможностям.

Мы можем подстроить систему под нужды заказчика и в этом видим одно из основных наших преимуществ. Это значительно отличает нас от конкурентов.

Внедрение.  Важно не только создать электронный архив документов и научить им пользоваться, но и выстроить процесс работы с системой каждого сотрудника. Мы можем разработать технологию работы с системой, изложить её в виде технологических инструкции для каждого подразделения и провести внедрение.

Доверив внедрение нам вы получите гарантию, того, что все процессы будут выстроены оптимально и не будет структурных ошибок, устранить которые будет труднее по мере наполнения системы.

Сопровождение. Мы никогда не бросаем наших заказчиков, а продолжаем помогать и отвечать на вопросы. Мы всегда готовы оказать техническую поддержку.

Консалтинг. Если у вас возникают вопросы по созданию электронного архива, или у вас стоит нетривиальная задача, связанная с обработкой документов или вводом данных, просто наберите наш номер и мы поможем всем, чем сможем.

Программное обеспечение для создания электронных архивов

Для большинства проектов мы применяем собственные программные разработки:

 

Система электронного архива документов E-Arch

Облачная система управления документами Nextdoc


Создание электронного архива

Система E-Arch уже более 12 лет на рынке. Это наше отечественное зарегистрированное программное обеспечение, в которое мы вложили весь наш опыт и все наши наработки. Его универсальность и гибкость позволяют нам реализовывать на его базе практически любой тип электронного архива.

Построено оно по классической клиент-серверной архитектуре.

 

 

Более подробно о E-arch вы можете узнать на сайте www.e-arch.ru

 


Облачная система управления документами Nextdoc. Nextdoc - является платформой, на базе которой можно решать большой круг задач, в том числе задачу создания облачного электронного архива документов. 

Более подробно о NextDoc вы можете узнать на сайте www.nextdoc.ru

Типовые этапы создания электронного архива

Ниже указаны возможные этапы комплексного подхода.

Вы можете заказать все работы в комплексе, а можете заказать лишь необходимые вам услуги, выполнив остальные самостоятельно.

1. АНАЛИЗ БУМАЖНОГО АРХИВА

Включает анализ текущего положения дел и определение требований к вашему будущему электронному архиву.
В результате анализа вы получите документ, содержащий характеристики вашего текущего бумажного архива, структуру будущего электронного архива, стоимость и сроки выполнения работ.

Внимание!!! Анализ бесплатен для компаний находящихся в Москве и ближнем Подмосковье.

2. ПОДБОР ВАРИАНТОВ ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ И ОБОРУДОВАНИЯ.

Все организации разные, процессы внутри организации и задачи тоже разные. Поэтому мы подбираем и предлагаем различные варианта как оборудования, так и программного обеспечения для построения электронного архива. Это позволит вам получить решение, которые будет оптимальным не только сейчас, но и останется таким на года.

3. ПОСТАВКА И НАСТРОЙКА ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ.  

На этом этапе, мы поможем вам с поставкой как системного, так и специализированного программного обеспечения для создания электронного архива документов.

4. ПЕРЕВОД ДОКУМЕНТОВ ЭЛЕКТРОННЫЙ ВИД (СКАНИРОВАНИЕ)  И ВВОД ИХ В ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ.

На этом этапе мы можем провести сканирование  всех ваших документов  или только часть докуцментов и ввести их в систему. Мы можем это выполнить приехав к вам со своим оборудованием или забрав ваши документы в наш специализированный центр обработки информации. Конфиденциальность ваших данных мы полностью  гарантируем.

 


Страница сгенерирована за 0.16 секунд !