Архивная обработка документов

Общая информация

Архивация документов представляет собой определенный законодательством РФ комплекс мероприятий, которые проводятся с целью упорядочения и систематизации документов, образовавшихся во время деятельности организации всех форм собственности.

Порядок проведения данных мероприятий определяется на законодательном уровне (Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле РФ» от 22.10.2004г. с рядом изменений и дополнений к нему).

Современная организация архивного дела

К сожалению, канули в Лету те времена, когда архивная деятельность находилась под личным контролем руководства организации, и каждый документ ценился на вес золота. Сегодня в большинстве учреждений и сотрудники, и руководство придают слишком мало значения ведению архивного дела, считая, что этот «бесполезный» процесс только «съедает» рабочее время должностных лиц и финансовые средства компании. А ведь если бы такая организация хотя бы раз провела статистическое исследование, определяя сколько времени ежедневно тратится на поиск того или иного письма, приказа или распоряжения, директорат вряд бы поверил приведенным цифрам. Если же прибавить к такому отчету список проблем, регулярно возникающих при проведении аудиторской либо инспекторской проверки соответствующими госорганами России, возможные и реальные потери документов, которые обязательно происходят при смене организацией своего адреса, время, затраченное на выдачу справок всем настоящим (а также бывшим) сотрудникам, и даже трудочасы, потраченные на подготовку документов и дел к сдаче в Государственный Центральный архив (в т.ч. и пакет документов, подготавливаемый при ликвидации этой организации), то к архивному делу и архивариусам отношение изменилось бы кардинально!

Еще одним показателем пренебрежительного отношения к документации и работе архивариусов, является тот факт, что, несмотря на утвержденный законодательством порядок организации архивной деятельности, ею часто занимаются люди без соответствующей квалификации, абсолютно не понимающие тонкостей этой работы, а значит, не придающие ей должного значения. На самом деле, настоящим архивариусом может быть человек, окончивший ВУЗ, причем, получивший диплом по специализации «Архивное дело», что красноречивее всего свидетельствует о важности правильного обращения с документацией на всех стадиях – от ее создания до хранения.

Полезная информация

Ст.27 ФЗ «Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле в РФ» гласит, что юридические и физические особы, нарушившие законодательные предписания, связанные с архивацией документов в России, несут за это гражданскую, административную, а в некоторых случаях даже уголовную ответственность в рамках пределов, установленных российским законодательством.

Услуга «Организация архивной деятельности» от нашей компании

Наша компания, уже несколько лет успешно работающая в сфере организации архивного делопроизводства в Москве и Подмосковье, предлагает юридическим лицам услугу «Организация архивной деятельности», состоящую из следующего комплекса мероприятий:

Предварительная экспертная оценка документов.

Данная процедура позволяет подразделить документы компании в зависимости от их научной, исторической, информативной и практической ценности на несколько категорий:

• документы, регламентирующие деятельность юрлица;
• кадровые документы (касаются только личного состава);
• финансово-административная, бухгалтерская и хозяйственная документация

Организация дел в зависимости от терминов хранения входящей в них документации

• документооборот, требующий временного хранения (термин – до 10 лет);
• бумаги, требующие долгого хранения (термин - свыше 10 лет);
• документы, которые следует хранить без временных терминов (постоянное хранение).

Правильное оформление дела и его квалифицированное описание

• обработка всех без исключения документов, входящих в дело, с целью их систематизации;
• нумерация его листов;
• подготовка архивариусом описи (внутренней) дела и заверяющей его надписи;
• создание обложки и переплет дела.

Формирование описей

Согласно ФЗ РФ «Об архивном деле РФ», данная процедура строго регламентируется, а порядок составления описей архивариусом определен Правилами функционирования архивов в учреждениях (они были одобрены на заседании коллегии Росархива, про что свидетельствует соответствующее решение (06.02.2002г.)).

• Комплекс процедур, связанных с ликвидацией дел, чей термин хранения уже окончился и подготовка надлежащего акта установленной формы, заверяющего проведение процедуры согласно требованиям закона.
• Передача сформированных дел и отдельной документации в Госархив, где на них будет открыта номенклатура.
• Полная сдача дела в государственный архив

Полезная информация

Согласно ст.23 ФЗ № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в РФ» (ред. от 13.05.2008г.) все органы государственной и муниципальной власти, юридические особы и частные лица, занимающиеся бизнесом без создания юрлица, обязаны в полной мере обеспечить сохранность всего комплекта документов, подлежащих архивации. К ним относится, в первую очередь, документооборот по личному составу, который требует сбережения в течении терминов, установленных существующим законодательством, включая федеративные законы, другие нормативно-правовые акты и реестры документов, упомянутые в ч.III ст.6 и ч.I ст.23 действующего закона.

Если негосударственное юрлицо было ликвидировано, то весь документооборот, оформленный в процессе его функционирования и входящий в реестры российского Архивного фонда (естественно, временной термин хранения которого еще не окончился) передается ликвидаторами (полное название - ликвидационная комиссия) или управляющим, выбранным на основе конкурса, в архив (местного или государственного уровня). Эта процедура проводится на основании заключенного между ликвидаторами (или управляющим) и государственным (или муниципальным) архивом договора. Вся документация должна находиться в правильном, упорядоченном состоянии (даже если эта организация была ликвидирована по причине своего банкротства), а ответственность за выполнение этого условия ложится на ликвидаторов компании-банкрота или ее временного управляющего.

Да, данная услуга не зря считается одним из самых сложных и трудоемких этапов в работе с архивом, наверное, поэтому для большинства организаций она более, чем актуальна. Но наши клиенты могут забыть про этот утомительный и однообразный процесс – его осуществят сотрудники нашей компании – высококлассные профессионалы, обладающие необходимой квалификацией, а также солидным, наработанным годами опытом, чтобы подготовить, систематизировать и упорядочить документацию, подлежащую архивному хранению. Естественно, мы оформляем дела и документы в соответствии с действующими законами и теми требованиями, которые выдвигаются архивной службой и непосредственно Государственным архивом.

Процесс утилизации документов

Когда все действия по обработке документации перед сдачей ее в архив окончены, возникает вопрос об утилизации документации, не несущей в себе информативной, исторической либо научной ценности, а также документов временного хранения с уже оконченным периодом сбережения.

Представители нашей компании решат и эту проблему. Вначале ими будет определено, какие именно документы подлежат тотальному уничтожению и составлен заверенный акт установленного вида, где перечисляется каждый (!) ликвидируемый документ, а затем они (в присутствии незаинтересованных свидетелей) проведут данную утилизацию.

Хранение документации за пределами офиса организации

Взяв на себя обязательство организовать хранение и обработку документации клиентской организации, мы гарантируем не только безопасность каждого документа, но и сохранение режима строжайшей конфиденциальности. Мы обязуемся сберегать архивные документы в закрытых глухих пластиковых и картонных коробках без маркировок и других отличительных признаков, что соответствует всем нормативным актам и законодательным актам страны. О том, что в них находится архивный документооборот какой-то конкретной компании, будет знать только менеджер, курирующий проект клиента.

Также мы обязуемся:

• организовать оперативную проверку всех дел благодаря использованию в работе специально разработанных пакетов компьютерных систем учета;
• принять документацию любого формата;
• обеспечить разграничение прав доступа к документам клиента.

Ценовая политика нашей компании

Расчет за предоставленные услуги производится в полном соответствии с вышеперечисленными пунктами статьи, а также полным или частичным их применением.

К каждой заявке мы подходим строго индивидуально, поэтому при оформлении договора принимаем во внимание следующие факторы:

• важность информационного наполнения документов клиента;
• сроки выполнения заказа;
• общее количество документов, подлежащих предварительной обработке и систематизации;
• возможность доступа к архиву организации посредством интернета.

Преимущества сотрудничества с нами

Наши главные конкурентные преимущества заключаются в предложении клиентам самых выгодных расценок на территории столицы, города Москвы, и всей Московской области. Оплата осуществленного нами комплекса услуг производится строго по факту выполнения взятых на себя обязательств. Такая ценовая политика является для нас абсолютно приемлемой, ведь мы полностью уверены в профессионализме и квалификации каждого сотрудника компании, а тем более менеджеров и ведущих архивариусов.

Еще одно «очко» в пользу сотрудничества с нами - оперативность выполнения заказа, работать над которым мы начинаем сразу в тот день, без долгой «раскачки» с целью «набить себе цену».

Каждый заказ курируется опытным менеджером, который будет осуществлять общий надзор за его выполнением на каждом отдельном этапе, проконтролирует правильность обработки каждого документа и будет лично нести ответственность за сохранение режима строгой конфендициальности.

Когда у клиента нет ни минутки свободного времени, чтобы он мог заскочить к нам в офис для подписания бумаг или решения вопросов, возникших у менеджера по ходу работы над архивом, мы высылаем прямо к нему в офис мобильные бригады архивариусов. Ребята на месте осуществят необходимый комплекс мероприятий по архивации документов или же подготовят их к транспортировке в наше помещение.

А самое главное – наши клиенты всегда экономят:

• рабочее и личное время своих сотрудников, которым уже не нужно заниматься архивацией, а также время, которое могло быть затрачено на поездки к нам в офис;
• финансы компании, которые были бы выплачены в виде премий коллективу, потеряны в результате «простоев» в работе персонала, занятого архивацией документов, а не своими профессиональными обязанностями, а также израсходованные в виде штрафов за неправильную организацию документооборота;
• на расходах, связанных с услугами адвокатов, в случае возможного открытия административного, гражданско-правового или уголовного дела (это, кстати, предусмотрено ФЗ № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в РФ»);
• на арендной плате, ведь наши услуги позволяют освободить от 10 до 25% рабочей площади офиса.

Как видите, мы знаем, как организовать рабочий процесс таким образом, чтобы наши услуги были выгодны каждому клиенту. И если вопросы относительно формирования архивного дела актуальны для вашей фирмы (вне зависимости от ее статуса, формы собственности и других параметров учредительной документации) – обращайтесь к нам прямо сейчас, доверяя решение всех проблем относительно архивации документооборота настоящим профессионалам – высокопрофессиональному коллективу нашей компании!