Архивная обработка документов – важный этап деятельности компании

Комплекс работ, который нацелен на упорядочивание документов, образующихся в ходе деловой деятельности компании или предприятия, называется архивной обработкой документов.

Зачем нужна архивация данных

Суть в том, что качественная обработка документов дает возможность избежать проблем, которые напрямую связаны с поиском требующихся документов для разработки отчетов, а также для осуществления аудиторских и прочих проверок любой компании Государственными органами России, при получении выписок социально-правового характера или в случае их потери.

Какие услуги включает в себя архивирование

Комплекс мероприятий, которые подразумевает под собой услуга по архивированию данных, охватывает следующие этапы:

• осуществление анализа и изучение ценности файлов с целью определения точных рамок их сохранения, а также определение практической, исторической и научной ценности имеющихся данных;

• обнаружение и создание дел постоянного, временного, а также и продолжительного периодов сохранения;

• определение и разрабатывание дел и документов по личному списку компании;

• процедура официального оформления дел – процесс упорядочивания данных внутри дела (отбор документов по датам открытия документа, выделение документов-копий), составление перечня листов и заверительных надписей, создание внутренних описей (при необходимости), работы по переплетению, разработка обложек дел;

• написание описей дел и предисловия к данным делам, с историческим дополнением к имеющемуся фонду;

• создание акта об уничтожении дел, которые утратили научное, историческое, а также и практическое значение.

Все представленные этапы архивной обработки документов расположены в хронологическом порядке, а потому должны следовать в строгом соответствии с алгоритмом. Любое нарушение в данном алгоритме будет приравнено к критической ошибке в процессе архивирования данных.

Архивирование – реальная необходимость

Этот процесс нельзя назвать ни роскошью, ни прихотью, ни даже навязчивой идеей скрупулезных архивистов, которые одержимы желанием создать порядок. Это более чем реальная необходимость.

Именно она во много раз облегчает процесс поиска требующихся для разрабатывания отчетов данных и восстановления потерянной информации на основании архивированных документов, а в процессе переезда организации дает возможность учесть и сохранить все до самого последнего листка.