Сканирование документов. Работа со сшитыми документами.

Большое значения на производительность сканирования документов, а значит и на стоимость, влияет сшиты ли документы и если сшиты то каким образом.

Это связано с тем, что самую большую производительность сканирования имеют протяжные сканера, то есть сканера которые позволяют сканировать документы пачками по 20, 50, 100, а иногда и по 200 листов. Скорость таких сканеров достигает более 120 листов в минуту.

Но в реальности вы как правило не можете просто вынуть документы из папки, положить в автоподатчик и начать сканировать, так как листы, как правило, скреплены.

И даже если можно расшить такие документы, то время потраченное на расшивку и обратную сшивку может значительно превосходить время на само сканирование документов.

Часто приходиться сталкиваться с ситуациями когда компании покупали скоростные высокопроизводительные сканера и в процессе эксплуатации выяснялось, что чтобы получить заявленную производительность, нужно к этому сканеру поставить бригаду из 5-6 человек, которые будут заниматься подготовкой документов к сканированию. И всё из-за того, что все листы документов скрепляются или сшиваются для удобства.

Варианты сшивки документов

Как правило листы сшиваются следующими способами:

• Скрепками
• Скобами, при помощи степлера
• Пластиковыми спиралями
• Нитками 
• Различные варианты переплета как с проклейкой корешка так и без проклейки.
• и т.д.

Подход к сканированию сшитых документов

Сканировние без расшивки

Сразу стоит отметить, что часть документов не допустимо расшивать. Это могут быть книги или юридические значимые документы. Для таких документов подходит исключительно сканирование на планшетных сканерах, или  на планетарных книжных сканерах.

Лучшим вариантов являются планетарные сканера, но они очень дороги, громоздки и требуют специальной настройки и навыков.

У планшетных сканеров есть другая проблема - затемнение и искажение изображения на месте сшивки. Этот эффект появляется в силу того, что у большинства документов сшивка не позволяет полностью прижать обе страницы разворота документа к поверхности стекла сканера. К тому же иногда нет возможности раскрыть документ на большие углы (более 90 градусов).

Для решения этой проблемы производители сканеров создали специальные планшетные сканера, которые отличаются от простых планшетных тем, что  в них  с одного края практически отсутствует кромка вокруг области сканирования. Если положить сшитый документ разворотом на этот край и прижать страницу, то можно получить скан одной страницы без искажений и затемнений.

Но у планшетного сканирования есть одно ограничение – максимальный формат листа, он ограничен. На данный момент планшетные сканера более А2 размера практически не применяются.

Сканирование с расшивкой

Если расшивка допустима, то нужно принять решение на сколько она целесообразна. Так например бывает, что документы сшиты по 2 листа и применение протяжных сканеров просто не даст эффекта, так как основное время будет потраченное на расшивку и сшивку. В таком случае можно документы можно отсканировать и на планшетном скарнере.

Также бывают случаи когда документы сшиты таким образом, что информация либо находится очень близко к линии сшивке или вообще попадает за неё. В этом случае без расшивки не удастся избежать потери информации.

Другой проблемой является ситуация когда после расшивки, сканирования и последующей сшивки можно нарушить разделение на документы. В этом случае мы рекомендуем перед расшивкой промаркировать первые листы документов наклейками со штрихкодами, тем самым закрепив последовательность документов.  Это уменьшит количество ошибок, возникающих при обратном скреплении, а также позволить сканировать сразу несколько документов за одну операцию при применении профессиональных сканеров имеющих функцию разделения документов по штрихкоду.