Стоит ли переходить на электронные архивы?

Перед каждым руководителем однажды неизбежно встанет вопрос: как хранить уйму бумажных документов? Что из этих бумаг нужно держать непосредственно в офисе, а что следует передать в архив? Специалисты советуют не копить бумаги у себя, тем более что материал этот капризный, предъявляющий довольно категоричные требования к условиях хранения. Лучшим выходом станут сканирование документов и последующая передача оригиналов под ответственность архива.

Чем выгодны массовые сканирования документов?

Прежде всего, переведя бумаги в цифровой вид, компания может обнаружить большое количество свободных площадей, стеллажей и шкафов. Бумаги занимают очень много места, а при регулярно повышающихся ценах на аренду офисов необходимость иметь свой архив вылетает в солидные издержки.

Во-вторых, передавая бумаги на хранение в архив без предварительного сканирования, компания обрекает себя на ряд серьезных трудностей. Судите сами, чтобы впоследствии получить нужную бумагу, потребуется:

• отправить запрос в архив;
• дождаться, пока запрос обработают и найдут документ;
• дождаться сканирования документа в архиве или курьера, который привезет оригинал.

А ведь иногда нужно сверить всего пару цифр или списать пару строчек! Чтобы избежать проволочек подобного рода, и рекомендуется сканировать документ до того, как передать его в архив.

Таким образом, сканирование документа — это:

• экономия финансов: не требуется больше выделять площади под архивы, закупать специальные шкафы и мебель, а также следить за необходимыми режимами влажности и температуры в помещении;
• экономия времени: нужные документы и сведения с помощью компьютерных программ можно будет найти буквально за пару мгновений;
• страхование от форс-мажора: в случае непредвиденных ситуаций сохранятся абсолютно все ценные документы;
• наличие возможности отправлять любое количество копий любых материалов налоговым и надзорным органам одним движением мышки.

Как правильно подойти к процессу сканирования документов?

Эксперты предупреждают только об одном — не пытайтесь это делать своими силами. Без наличия скоростных сканеров с возможностью тонкой настройки процесс оцифровки займет очень много времени и обернется убытками. Да и процент ошибок при сканировании сведет на нет все усилия.

Поэтому рекомендуется обратиться к профессионалам, которые не только отсканируют все документы, но и разработают под нужды конкретного предприятия уникальную структуру электронного архива. Как правило, работа проходит в несколько этапов: документы изымаются небольшими порциями, сканируются, после чего оригинальные копии отправляются в государственный или коммерческий архив, а цифровые помещаются в автономный электронный архив. В конце этого процесса заказчик получает в электронном виде все копии документов, а также удобную программу, позволяющую быстро искать и находить документы по их названию, виду, дате составления или подписания, а также по ряду других признаков.