О сканировании документов

Высокая актуальность электронного документооборота сегодня требует решения специфических вопросов. Необходимо качественно перевести бумажные носители в цифру и создать при этом удобную структуру для последующей работы. Первый этап является основным по времени работы и заключается в сканировании документов.

Для того чтобы отсканировать небольшой объем информации, нет необходимости прибегать к специальным методам. Практически каждый учащийся в школе и институте сталкивался с этим вопросом и легко его решал. Совсем другое дело — автоматическое сканирование документов большого объема. Для того чтобы качественно решить эту задачу, следует учесть несколько моментов:

• необходим качественный однотипный материал; если это документы, то они должны быть грамотно расшиты без оставления скрепок, ниток и др.;
• хорошее качество бумаги, способное выдержать потоковую процедуру сканирования;
• правильная настройка сканеров;
• грамотное внесение отсканированной информации в существующую или вновь создаваемую базу данных.

Использование потоковых сканеров значительно ускоряет процесс сканирования и распознавания документов. Необходимо только хорошо подготовить оригиналы и правильно настроить устройства. При этом обеспечивается максимальная скорость.

Стоимость сканирования документов зависит от многих факторов. Рассмотрим основные моменты:

• объемы сканирования напрямую влияют на стоимость скана одного листа;
• тип информации: может быть текстовый вариант с таблицами, с картинками, с цветными изображениями и др.;
• форматы бумажных носителей, в зависимости от размеров и разнотипности; цена на услугу может значительно колебаться.

Цветное сканирование документов обходится дороже благодаря использованию более дорогого оборудования и соответствующей настройке. Использование совместно с графическими изображениями текстовых документов также приведет к изменению стоимости.

Очень часто удобнее заказать сканирование у профессионалов, давно занимающихся этим родом деятельности. При этом возможны варианты как с отправкой документации, что не всегда удобно, так и заказом услуг по сканированию на место архива. Иногда удаленное сканирование документов является единственным вариантом.

Использование разного типа сканеров обуславливается разным типом бумажного носителя. Для распространенных форматов А4 и А3 существуют скоростные потоковые сканеры с максимальной эффективностью работы. Чтобы отсканировать документы А1 и выше, необходимо использовать специальные устройства.