Процесс создания электронного архива документов

За долгие годы работы в любой организации накапливается много документов. Некоторые из них нужны ежедневно, а некоторые должны храниться определенный срок – так требует действующее законодательство.

Множество документов в бумажном виде загромождают помещение, да и найти нужный не всегда удается сразу. Что же можно сделать в этой ситуации? С применением новых технологий всю документацию следует перевести в архив электронных документов. И тогда можно легко и быстро отыскать нужные справки, накладные, если на предприятии будет создана система электронного архива. Закон допускает хранение документов и в таком виде.

Ведь бумажные документы трудно упорядочить, и вовремя не найденные данные могут негативно повлиять на успешную работу вашей компании.

Если на предприятии некому заниматься организацией системы электронных архивов, то можно обратиться в компанию, для которой создание электронного архива является основным видом деятельности.

Этапы создания электронного архива

Как происходит создание электронного архива, перевода бумажных документов в электронный вид?

• Сначала все документы нужно отсканировать на специальном электронном устройстве. Данные будут сохранены в хорошем качестве, без каких-либо повреждений. Если информация представлена на второсортной бумаге или мелким шрифтом, или написана от руки, то при сканировании прибор можно настроить на распознавание прописных букв или увеличить масштаб документа. Это очень полезно, так как при хранении могут потеряться некоторые документы, а при помощи сканера их можно восстановить в ручном режиме.
• После сканирования необходимо отредактировать полученные изображения: все документы будут иметь общий вид, с одинаковыми краями, шрифтом. Для этого есть специальные графические редакторы, и организация электронного архива пройдет более качественно. Если документы в автоматическом режиме получаются не очень четкие, то в этом случае их коррекция осуществляется вручную. При графической обработке все серые документы приобретают четкий черно-белый цвет, проводится очищение снимков от грязных полос, ненужных знаков, точек. При сканировании документов пользуются пакетным режимом сканирования, это позволяет настроить сканер так, что все документы будут выходить с уже установленными параметрами, и не придется настраивать сканер для каждой отдельно взятой страницы. Современные графические редакторы могут преобразовать ваши старые пожелтевшие документы в четкое изображение, удалить грязные пятна, пометки, сделанные ручкой или карандашом. Полученная система электронного архива будет четкой, понятной для каждого пользователя.
• Все данные можно сохранить в разных форматах: TIFF, GIF, JPEG, PDF. Затем все документы будут пронумерованы, и будет создан один общий файл, в котором по оглавлению вы легко сможете найти необходимый документ из электронного архива.