Достоинства электронного архива перед бумажными носителями

Во многих случаях на фирмах после продолжительного срока работы начинает собираться большое количество информации на бумажных носителях, которую необходимо активно использовать, однако становится проблематично осуществлять поиск в накопившихся объемах бумаг. В таких случаях может прийти на помощь электронный архив, благодаря которому можно перевести бумажные документы в электронный формат и структурировать их по нескольким параметрам, чем значительно облегчается поиск нужного для работы документа.

Работу, которую нужно исполнить, для того чтобы создать архив электронных документов, можно разделить на следующие этапы:

• Разработка системы электронного архива
• Создание электронного архива
• Организация электронного архива

Каждый из этапов создания архива является важной частью работы, чтобы в результате самим электронным архивом было удобно пользоваться, а также, чтобы он был максимально эффективным для использующей его организации.

Правильная разработка системы электронного архива помогает приспособить его для использования в отдельной фирме с учетом ее особенностей. Здесь учитываются необходимые критерии кодировки архива для удобного поиска, ведь система электронного архива имеет возможность поиска не только по дате, но и по названию партнера, характеру сделки (купля, продажа), а также по любому другому параметру, который пожелает задать создатель архива. Поэтому найти нужный документ будет делом нескольких минут вместо многочасового поиска по бумажным источникам.

Второй этап работы — самый трудоемкий, ведь нужно сканировать все документы и задать каждому критерии поиска, которым он будет отвечать. Это длительный процесс, который может занять несколько недель или даже месяцев, особенно если использовать простое офисное оборудование. Намного проще заказать электронный архив документов компании, которая этим занимается и имеет профессиональное оборудование. В таком случае проектирование архива, впрочем, как и его создание, сократится в разы, кроме того, нет необходимости привлекать собственный персонал к работе, проводить его обучение. Также намного улучшится качество сканированных документов, ведь у профессионального оборудования технические параметры заметно выше, чем у обычного офисного. А некоторые работы (широкоформатное, двухстороннее сканирование) на стандартном оборудовании выполнить вообще невозможно.

Последним этапом будет организация работы архива, ведь системы электронных архивов позволяют настроить многопользовательскую систему с разными уровнями допуска (это очень важно, чтобы избежать промышленного шпионажа), а также, чтобы ограничить доступ к информации самим работникам (например, к бухгалтерскому учету и начислениям по зарплате — это поможет избежать ненужных вопросов и обид).

Также обязательно нужно реализовать в системе электронного архива возможность добавления документов, чтобы сделать его действительно полезным и динамическим.

Однако создать такой архив очень проблематично, ведь это достаточно трудоемкий процесс, который требует значительного времени и ресурсов, что может позволить себе не каждая фирма (учитывая показатель рентабельности такой работы). Поэтому, если вы нуждаетесь в создании хорошо организованного электронного архива, наша компания «РЕДОКС» может предложить вам свои услуги. У нас имеется всё необходимое оборудование, а также команда профессионалов, которая быстро и качественно создаст электронный архив любого уровня сложности.