Оцифровка документов

В век наукоемких технологий и стремительного технического прогресса, когда цифровые технологии охватывают все больше сфер человеческой деятельности, начиная от финансов и кончая космическими путешествиями, абсолютно логично использовать все преимущества цифрового формата и в деловом документообороте. Все больше и больше компаний понимают всю эффективность, которую дает перевод всех документов в цифровой вид.

Что же представляет собой оцифровка документа?

По сути это перевод документа на твердом носителе в некий компьютерный код, доступный затем для просмотра, редактирования или копирования.

Трудно переоценить преимущества документов в цифровом виде. В отличие от документов на традиционных носителях, такие документы:

• не подвержены старению, 
• не занимают места, 
• легко редактируются, 
• легко копируются,  
• и главное они всегда под рукой. 

При правильной организации работы с электронными документами эффективность работы любой компании несомненно возрастет. Отпадает надобность в хранении и обслуживании бумажных архивов и документации, повышается скорость делопроизводства и технологических и бизнес процессов. Получение, редакция и распространение необходимых для работы документов будет занимать существенно меньшее время. Тексты договоров, инструкции, схемы и чертежи могут быть найдены, отредактированы и распечатаны за время в разы меньшее, если бы это касалось бумажных версий документов. 

Однако, при всей кажущейся простоте, оцифровка документов не такое уж и простое дело.

Качественная оцифровка документов представляет собой достаточно кропотливый и трудоемкий процесс, поскольку включает в себя не только сам процесс сканирования, но и дополнительные операции с обрабатываемым документом. 

Это:

• подготовка документа к оцифровке, 
• расшивка и последующая сшивка многостраничного документа (если это допустимо), 
• устранение (насколько это возможно) механических повреждений, замятий и заломов, 
• сверка результата оцифровки с оригиналом. 

Кроме того ветхие документы, где имеются стертые, плохо читаемые, а так же рукописные символы особенно важно сверять с результатом оцифровки. И при обнаружении неточностей исправлять их уже вручную. Таким образом, не считая наличия профессионального оборудования и программного обеспечения, качественная оцифровка требует профессиональных навыков и немалого опыта.

Какие же документы подлежат оцифровке?  

С развитием компьютерных технологий можно с уверенностью заявить, что оцифровать можно практически все.  Любой документ на твердом носителе, будь то бумажный документ, фотография, слайд, книга, журнал и тд. может быть оцифрован.

Однако для каждого вида документов и стоящей задачи, будь то сканирование книг или чертежей, распознавание текста, требуется соответствующее оборудование, программное обеспечение и опытные специалисты.

Основные типы оцифровки которые могут потребоваться в быту и в профессиональной деятельности это сканирование (и при необходимости распознавание) документации (бухгалтерской, офисной, архивной и т.п.), личных документов (паспортов, удостоверений, сертификатов, дипломов), книг, журналов и других изданий, фотоматериалы (фотографии, пленки, слайды, негативы и тп), чертежи и схемы, картины и репродукции.

Однако для получения наилучшего результата нельзя забывать о качественной профессиональной пост обработке оцифрованного материала, включающей в себя, например, цветокоррекцию, устранение искажений, обрезка и (или) вклейка страниц, преобразование в различные форматы, распознавание текста, ретуширование и создание каталогов и электронных архивов.

Делать самому, или доверить это профессионалам?

Если у вас есть сканер, нужные программы, знания, а главное желание, то оцифровку документов можно проводить самостоятельно. Сейчас практически любой человек может отсканировать простой документ, паспорт, свидетельство или разворот книги.

Но если вы эти занимаетесь не постоянно или вам нужно оцифровать относительно большой объём документов, то вы обнаружите, что на эту работу вы потратите просто уйму времени. При этом может оказаться, что вы сделали оцифровку некачественно, так как не учли большое количество нюансов (настройки, режимы сканирования, форматы файлов и т.д.).

Если вам нужно оцифровать документы для компании, то наши бизнес клиенты уже давно подсчитали, что заказ этих услуг у профессионалов намного выгоднее выполнения силами собственных работников.