Организация электронного архива

Электронные архивы становятся все более и более востребованы при функционировании крупных предприятий и учреждений, а так же любых других, где специфика рода деятельности предполагает работу с большим объемом документации.  

Такие архивы включают в себя цифровые копии и оригиналы все существующих документов  (а под документом мы подразумеваем любой файл, содержащий информацию, непосредственно относящуюся к деятельности данного предприятия, это может быть договор, схемы или чертежи, фотографии и сканы и так далее ), причем часть документов могла существовать задолго до создания электронного архива, но будучи оцифрованной (и при необходимости распознанной) становится более доступной и удобной.

Остальная часть  документов архива может вводиться непосредственно в архив по мере необходимости.

Популярность электронных архивов постоянно растет и все больше руководителей понимают несомненную выгоду от перевода делопроизводства в цифровой формат. 

Давайте разберем, в чем же польза от  использования электронного архива.

• Во первых, это скорость обработки информации.  Электронный архив позволяет производить поиск, редактирование, копирование, передачу по интернету или простое ознакомление с документом гораздо быстрее, нежели это происходит с бумажными документами.
• Во вторых, электронный архив занимает в разы меньше места и затраты по его содержанию не сравнимо меньше по сравнению с содержанием бумажного архива. 
• Сохранность документов на несколько порядков  выше. Электронный документ практически невозможно потерять, порвать или уничтожить (естественно современный электронный архив с системой прав доступа не позволит злонамеренно или случайно удалить или отредактировать файл), а система резервного копирования сводит на нет форс мажорные обстоятельства, например выход из строя аппаратного или программного обеспечения.

Какова же общая структура электронного архива?

Конечно же, исходя из специфики каждого предприятия или компании, структура может меняться, однако мы можем выделить основные части входящие в структуру электронного архива. 

• Во первых непосредственно сам электронный архив документов  находящийся обычно на локальном сервере, управляемый Администратором.
• Во вторых система ввода документов, это могут быть как системы сканирования, ручного ввода документов, а так же возможность ввода документов в архив непосредственно самим пользователем при наличии на это прав.
• Третья важная система – система вывода информации. Распечатка твердой копии, тиражирование. Несмотря на распространение цифровых документов, бумажные копии не потеряют своей актуальности еще длительное время. И последняя часть, собственно ради которой и происходило создание электронного архива документов – это пользователь.

Какие этапы можно выделить при создании электронного архива?

Первый шаг это перевод уже существующих документов в цифровой вид. Это может быть сканирование документов и последующее распознавание документов, сканирование книг, договоров, формуляров, сканирование чертежей и схем и так далее.

На втором этапе создание удобной структуры архива, подходящей конкретно для данной организации, максимально отвечающей потребностям и бизнес процессам компании.

Третий этап, это наполнение архива, то есть непосредственный ввод оцифрованного материала, согласно структуре и логическому алгоритму архива. Это позволит впоследствии без труда найти нужный документ за короткий промежуток времени. Четвертый этап-интеграция созданного электронного архива в делопроизводство и технологические процессы компании.

Кроме указанных выше преимуществ, касающихся именно проблемы хранения и доступа к документам, электронный архив документов дает существенный положительный эффект в организации и непосредственном процессе делопроизводства. Например, с документом может работать несколько человек одновременно,  время на поиск и выдачу необходимой документации существенно сокращается, что позволяет более эффективно расходовать время сотрудника.

Электронный документооборот существенно сокращает расходы на канцелярские нужды предприятия, увеличивает скорость принятия решений, позволяет точно контролировать рабочий процесс,  повышает степень защиты внутренней конфиденциальной информации, как следствие повышает трудовую дисциплину сотрудников.

Однако, чтобы ощутить сполна весь эффект от перехода на электронный документооборот, создание электронного архива документов лучше всего поручить профессионалам в этом деле.