Организация архива электронных документов

Неизменный рост документооборота на традиционных бумажных носителях становится вполне реальной проблемой для многих компаний и организаций, будь то небольшая фирма или госкорпорация. И, в конце концов, наступает день, когда руководство компаний отчетливо понимает, что при операциях с большими объемами бумажных документов эффективность работы сотрудников начинает стремиться к нулю. Какие то документы потеряны, какие то испорчены, какие то нужно отредактировать, перепечатав весь текст ради одного двух исправлений.

Поддержание порядка в бумажных архивах отнимает массу времени и средств, поиск нужных документов осуществляется вручную практически визуально, восстановление утраченных или пришедших в негодность и вовсе становится нереальным. Решением является создание электронных архивов. В этом огромную помощь оказывают новейшие технологии сканирования документов и их последующее распознавание.

Как же это выглядит на практике? Электронный архив представляет собой систему хранения документов с четкой структурной организацией.  Для эффективной работы электронного архива он должен отвечать некоторым требованиям и предоставлять пользователям вполне определенные возможности. У архива должна быть предусмотрена система ввода новых (и старых, но уже оцифрованных документов), желательно различными способами, например, через электронную почту, сканер, ручной ввод и так далее. Пользователь должен иметь возможность просматривать документ, и при необходимости (если это допустимо) редактировать его, с последующим сохранением его в архиве или без оного. Должна быть предусмотрена печать документов или отправка по электронной почте или внутри корпоративной сети.

Наверное, самое главное требование к электронному архиву это возможность поиска документов, по различным критериям и параметрам, так называемая индексация документов. Электронный архив должен предусматривать разграничивать пользователей  по правам доступа к тем или иным документам.

Аппаратная часть архива, где собственно хранятся файлы и документы, должна быть надежна и предусматривать резервное копирование данных через определенные промежутки времени. Это не позволит потерять документы в случае сбоя программной или аппаратной части. Журнал изменений каждого документа или структуры и каталогов архива может быть так же полезен для управления документооборотом. Идеальный электронный архив должен взаимодействовать с другими уже существующими или же появившимися в последствие системами и базами данных, например, бухгалтерией, отделом логистики или продаж.

Создание электронного архива, включающего в себя все выше перечисленные условия, дело не простое. Однако, есть три этапа без которых не создать ни один электронный архив.

Во первых, это сканирование(оцифровка) старых документов электронных версий которых нет или утеряны, при необходимости (если в последствии потребуется редактировать текст) применяется распознавание текста.

Второй этап это индексация документов, например, записывается наименование, дата создания (изменения), описание документа, ключевые слова для удобного поиска в последствие и так далее.

И в третьих, разработав удобную и  логически правильную структуру архива, его следует наполнить уже цифровыми документами, разложив все «по полочкам».

Примечательно, что структура электронных архивов может содержать не только отдельные каталоги и документы. Электронный архив может включать в себя другие электронные архивы и сам быть частью какого либо архива. Например, в предприятии могут быть электронный архив бухгалтерских документов, архив отдела кадров, архив складских документов и так далее, однако все они могут входить в электронный архив финансовых документов предприятия, который в свою очередь в общий электронный архив предприятия. 

Принимая во внимание огромное количество достоинств электронного архива, можно с уверенностью утверждать, что организации, которые перевели  свой документооборот в цифровое поле, получили огромные преимущества в ведении бизнеса и эффективности рабочего процесса.