Обеспечение безопасности документов предприятия

Современные бизнес-структуры постепенно оценивают преимущества электронного документооборота и начинают активно его применять. Система электронного документооборота работает следующим образом: проводится сканирование документов, создаются электронные базы данных, в которые перемещаются проиндексированные документы. Предприятие избавляется от большого объема бумажной документации, сотрудники получают круглосуточный доступ ко всем необходимым документам, который обеспечивается с помощью нескольких кликов мышкой.

Электронный архив является частью системы электронного документооборота, но может использоваться и как самостоятельное отдельное решение. Главное преимущество этой системы состоит в том, что электронный архив документов  позволяет централизовать управление всеми архивами через общую точку доступа и обеспечивает полную безопасность документации.

Содержимое электронного архива защищено особой системой безопасности. При необходимости каждый пользователь может осуществлять подпись информационных объектов персональной электронной подписью. Система безопасности позволяет также проверить подлинность подписи других пользователей. Любая операция с участием электронной подписи, зашифрованных документов и ключами строго фиксируется в истории работ.

Секретная документация подвергается шифрованию с использованием индивидуальных ключей. Также шифруется вся информация, передающаяся по внешним каналам. Доступ к криптографическим программам и ключам находится под контролем подсистемы управления доступом.

Работа системы безопасности электронного архива строится на принципе разделения доступа. Этот прием позволяет идентифицировать пользователей, определить границы их прав для выполнения тех или иных действий, установить уровень конфиденциальности, наделить пользователя возможностью использовать электронную подпись, определить возможности доступа к зашифрованным документам.

Иными словами, в электронном архиве хранится и перерабатывается информация разных уровней секретности. И каждый пользователь имеет свой объем доступа к этой информации: разрешенные объекты и разрешенные действия с этими объектами. Объемы доступа строго контролируются. Можно создавать несколько уровней доступа: от низшего, подразумевающего доступ к формам документов, до высшего, предоставляющего доступ ко всей информации. Но такими широкими полномочиями должно быть наделено минимальное количество человек в компании.

От несанкционированного доступа электронный архив защищен программно-аппаратными средствами. Без прохождения идентификации войти в систему невозможно. Допустимый уровень конфиденциальности строго контролируется.
Еще одно немаловажное качество этой системы: электронный архив исключает ошибки и неясности в работе с документами. Документация — слишком серьезная сторона деятельности предприятия. Поэтому в этой сфере лучше создать максимально надежные условия хранения, что, конечно, сложно при использовании бумажного архива и труда архивариусов. Создание электронных архивов даст полную гарантию сохранности каждого документа.  Доступный интерфейс, четкий функционал и система безопасности позволяют безошибочно и быстро совершать необходимые операции лицам, имеющим доступ к системе.

Создание электронного архива — это современный шаг к систематизации и обеспечению безопасности Вашего документооборота. Документы будут в полной безопасности, когда они хранятся в единой базе, шифруются, систематизируются, сохраняются автоматически и защищены от несанкционированного доступа.