Выбор оптимального оборудования для сканирования документов

Современные процессы на предприятии во многом автоматизированы и систематизированы, но в бухгалтерии и прочих подразделениях компании часто имеются и бумажные архивы, поиск информации в которых занимает очень много времени и приводит к снижению эффективности использования рабочего времени в целом сотрудниками предприятия.

Сканирование документов позволяет оцифровать все необходимые данные и значительно упростить работу с этими же документами. Но прежде чем использовать все плюсы проведенной работы необходимо пройти долгий путь по преобразованию информации с бумажных носителей в цифровую форму.

Простые листовые сканеры, широко представленные во многих магазинах, в этом случае не дадут должного результата, ведь они предназначены преимущественно для бытового, частного использования (сканирования нескольких страниц, фотографий и т.д). Для больших объемов документации понадобятся услуги компании, имеющей в наличии крупные промышленные сканеры. Конечно же, можно и лично закупить дорогостоящее оборудование, но часто в рамках отдельного предприятия такое использование средств является нерациональным.

Прежде чем анализировать распространенные способы сканирования документов необходимо уяснить, какого вида документы наиболее часто нуждаются в оцифровке. Как правило, это:

• сброшюрованные комплекты технической документации, которые крайне нежелательно расшивать
• пачки листов одного формата
• пачки ветхих деформированных листов разных форматов и с повреждениями разной степени.

Для сканирования сброшюрованных комплектов наиболее целесообразным будет использование книжного сканера, позволяющего снимать информацию без разделения носителя на отдельные листы. Нужно отметить, что данные сканеры разрешают осуществлять не только сканирование книг, но и других носителей, единственное, в этом случае нужно учитывать некоторую ограниченность сил и рабочего времени оператора, что при большом объеме работ является недопустимым.

Наиболее приемлемым вариантом сканирования для пачек однотипных листов является потоковое или пакетное сканирование. Промышленные сканеры могут с высокой скоростью обрабатывать как одноформатные листы форматом до А3, так и разноформатные. Современные сканеры известных производителей могут дополнительно оснащаться ультразвуковыми сенсорами для разделения листов в пачке, принтерами шрих-кодов для маркировки и инвентаризации отсканированных документов, специальными блоками для удаления пыли, двухстороннего сканирования, двухкоординатного повышения контрастности. Все это обеспечивает увеличение качества отсканированной информации, а также максимально оперативную работу с самой разнообразной документацией.

Свою специфику имеет и сканирование чертежей. Как правило, носителем для них выступает бумага широкого формата, и здесь без специального оборудования просто не обойтись. Качество  широкоформатного сканирования обеспечивают широкоформатные сканеры с прямым или изогнутым трактом протяжки носителя. Все они имеют эффективные механизмы динамического подавления фона, бережной и равной подачи носителей, что значительно улучшает результат сканирования. Если носителями выступают ветхие документы, то желательно использовать сканеры с прямым трактором, поскольку они не изгибают и тем самым не повреждают сканируемый документ. Именно такая, максимально бережная подача позволяет работать даже с ветхой калькой без ее повреждения.

Современные сканеры и грамотные операторы обеспечивают максимально точное и четкое сканирование документов, чертежей, книг и прочих носителей, при этом сохраняются и постоянно улучшаются скоростные показатели сканирования.