Преимущество электронных архивов

Постоянно увеличивающиеся объемы входящей и исходящей корреспонденции, внутренней нормативной документации, технологической, финансовой и прочей со временем усложняет задачу её упорядочивания и структурирования на многих фирмах и предприятиях. Сотрудникам часто приходиться перебирать кучу папок, скоросшивателей для нахождения того или иного бумажного документа, что значительно снижает производительность труда.

Централизованный электронный архив способен решить все эти проблемы, оптимизировав документооборот на всем предприятии. С его помощью несколько сотрудников одновременно могут просматривать одну и ту же информацию, предварительно быстро отыскав её по заданным параметрам поиска. Также появляется возможность электронной подписи, что особенно актуально для больших предприятий с большим количеством отделов и подразделений.

Электронный архив в зависимости от объема информации может быть малым, средним или большим. Также он классифицируется по форматам хранимых документов, по типу поиска или по назначению используемой документации. Точная классификация электронных архивов позволяет выбрать оптимальное программное обеспечение, а также разработать периодическое обслуживания оборудования.