метро Текстильщики, Волгоградский проспект, дом 42, корпус 42А E-mail:inf@redocs.ru
Филиал в г. Нижний Новгород,

Создание электронного архива

Компания Редокс более 10 лет занимается созданием электронных архивов документов. Это  наша основная сфера деятельности.

Главная задача создания электронных архивов очевидна - кардинальное снижение потерь времени сотрудников на поиск документов.

Многие даже представить себе не могут масштабы потерь времени на поиск документов даже в небольшой организации. По нашей оценке сотрудники могут терять до 5-10 % своего рабочего времени и времени своих коллег на поиск нужной им информации. А потерянное время  - это как известно потерянные деньги.


Создание электронного архива документов -

самый очевидный способ повышения
эффективности работы современной организации


Типовая схема организации электронного архива

 

Создание электронного архива документов состоит в решении двух основных задачах:

  • Поставка программного обеспечения (и при необходимости оборудования)

  • Наполнение электронного архива электронными документами (полученными например путем сканирования бумажных документов) и их атрибутивное описание

Чем более полным будет атрибутивное описание документов, тем будет проще найти нужный документ.

Стоимость создания электронного архива документов

Стоимость зависит от следующих основных факторов:

  • Количество пользователей электронного архива документов

  • Предполагаемое максимальное количество документов в электронном архиве

если же вы доверите нам также сканирование и ввод документов в систему, то на стоимость будут влиять также:

  • Количество документов и общее количество страниц

  • Формат страниц

  • Требования к файлам скан копий документов (цветность, количество dpi, формат файла)

  • Сшиты ли страницы документов и можно ли их расшивать

  • Какими атрибутами нужно описывать документы в системе 

Примеры стоимости типовых проектов

1. Электронный архив бухгалтерских документов небольшой компании

Предположим бухгалтерский архив небольшой компании занимает один шкаф и распределен по 40 папкам типа “Корона”.

Если предположить, что в среднем в каждой папке находится 220 страниц, а каждый документ состоит в среднем из 3 страниц, то получим, следующие исходные данные:

  • Общее количество страниц: 8800.

  • Общее количество документов: 2933.

Предполагаемое количество пользователей системы: 5 человека (бухгалтер, директор и 3 специалиста).
 



Стоимость создания такого бухгалтерского электронного архива, включая анализ, поставку и установку ПО, обучение составит 70 000 руб.

Сканирование документов и их ввод в систему, с проведением работ на территории Заказчика, составит 71000 руб.

Общая сумма составит 141 000 руб.

Срок проведения работ не более одного месяца.

 

2. Электронный архив проектно-сметной документации

Предположим в организации есть бумажный архив проектных и сметных документов на 100 проектов каждый из которых состоит в среднем из 10 томов/разделов.

Каждый том состоит из примерно 10 страниц формата А4 и 10 страниц от А3 до А0 форматов.

Итого мы получим  20 000 разноформатных страниц.

Предполагаемое количество пользователей системы: 20 человек.

 



Стоимость создания такого электронного архива проектно-сметных документов, включая анализ, поставку, установку ПО и обучение  составит
299 000 руб.

Сканирование документов на территории Заказчика и их ввод в систему с описанием на уровне тома/раздела составит примерно 680 000 руб.

Общая сумма составит 979 000 руб.

Срок проведения работ 3 месяца.

Почему стоит доверить создание электронного архива документов нам

1. КОНКУРЕНТОСПОСОБНЫЕ ЦЕНЫ

Редокс ведет открытую ценовую политику. Вы можете узнать все наши цены на сайте и они не будут зависеть от платежеспособности клиента.  
Мы поддерживать свои цены минимальными, настолько, насколько это возможно. Для этого мы стараемся сокращать свои непроизводственные расходы: не  тратим лишние средства на рекламу, менеджеров по продажам,  выставки, конференции и красивые буклеты.

Мы видим свою задачу в том, чтобы клиент быстро получал отдачу от наших решений. А это возможно только в том случае, если затраты наших клиентов будут экономически обоснованы.

Наличие собственного центра обработки данных в Нижнем Новгороде позволяет также предложить очень хорошие условия для проектов, которые можно выполнять на нашей территории.

2. ОПЫТ

Мы давно на рынке и имеем реально большой опыт.Устоявшийся коллектив специалистов со средним  опытом работы в индустрии 5-8 лет.Сотни выполненных проектов, миллионы отсканированных листов, существенный парк профессионального оборудования, собственные программные разработки и уникальные технологии.  

3. НАДЕЖНОСТЬ

Наша компания дорожит своей репутацией и гордится отсутствием нареканий к нашей работе. Мы не поступаемся качеством ради сиюминутной выгоды и не берем проекты, которые не сможем сделать.

4. СОБСТВЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

Имея собственные программные разработки и готовые решения мы готовы гибко подойти к любой проблеме и реализовать даже нетривиальные задачи.

Дополнительные возможности

Доработка под нужды заказчика.  Чем больше в организации документов и процессов с ними связанных, тем больше возникает требований к дополнительным функциям электронного архива документов и интеграционным возможностям.

Мы можем довольно легко подстроить систему под нужды заказчика и в этом видим одно из основных наших преимуществ. Это значительно отличает нас от конкурентов.

Внедрение.  Важно не только создать электронный архив документов и научить им пользоваться, но и выстроить процесс работы с системой каждого сотрудника. Мы можем разработать технологию работы с системой, изложить её в виде технологических инструкции для каждого подразделения и провести внедрение.

Доверив внедрение нам вы получите гарантию, того, что все процессы будут выстроены оптимально и не будет структурных ошибок, устранить которые будет труднее по мере наполнения системы.

Сопровождение. Мы никогда не бросаем наших заказчиков, а продолжаем помогать и отвечать на вопросы. Мы всегда готовы оказать техническую поддержку.

Консалтинг. Если у вас возникают вопросы по созданию электронного архива, или у вас стоит нетривиальная задача, связанная с обработкой документов или вводом данных, просто наберите наш номер и мы поможем всем, чем сможем.

Программное обеспечение для создания электронных архивов

При создании электронных архивов документов мы можем использовать практически любое представленное на рынке специализированное ПО.

Для большинства проектов мы применяем собственные разработки:

Систему электронного архива документов E-Arch

Облачную систему управления документами Nextdoc


Создание электронного архива

Система E-Arch уже более 9 лет на рынке. Это наше отечественное зарегистрированное программное обеспечение, в которое мы вложили весь наш опыт и все наши наработки. Его универсальность и гибкость позволяют нам реализовывать на его базе практически любой тип электронного архива.

Построено оно по классической клиент-серверной архитектуре.

 

 

Более подробно о E-arch вы можете узнать на сайте www.e-arch.ru

 


Облачная система управления документами Nextdoc  - наша новая разработка. Nextdoc - является платформой, на базе которой можно решать большой круг задач, в том числе задачу создания облачного электронного архива документов.

Более подробно о NextDoc вы можете узнать на сайте www.nextdoc.ru

Типовые этапы создания электронного архива

Ниже указаны возможные этапы комплексного подхода.

Вы можете заказать все работы в комплексе, а можете заказать лишь необходимые вам услуги, выполнив остальные самостоятельно.

1. АНАЛИЗ БУМАЖНОГО АРХИВА

Включает анализ текущего положения дел и определение требований к вашему будущему электронному архиву.
В результате анализа вы получите документ, содержащий характеристики вашего текущего бумажного архива, структуру будущего электронного архива, стоимость и сроки выполнения работ.

Внимание!!! Анализ бесплатен для компаний находящихся в Москве и ближнем Подмосковье.

2. ПОДБОР ВАРИАНТОВ ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ И ОБОРУДОВАНИЯ.

Все организации разные, процессы внутри организации и задачи тоже разные. Поэтому мы подбираем и предлагаем различные варианта как оборудования, так и программного обеспечения для построения электронного архива. Это позволит вам получить решение, которые будет оптимальным не только сейчас, но и останется таким на года.

3. ПОСТАВКА И НАСТРОЙКА ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ.  

На этом этапе, мы поможем вам с поставкой как системного, так и специализированного программного обеспечения для создания электронного архива документов.

4. ПЕРЕВОД ДОКУМЕНТОВ ЭЛЕКТРОННЫЙ ВИД (СКАНИРОВАНИЕ)  И ВВОД ИХ В ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ.

На этом этапе мы можем провести сканирование  всех ваших документов  или только часть докуцментов и ввести их в систему. Мы можем это выполнить приехав к вам со своим оборудованием или забрав ваши документы в наш специализированный центр обработки информации. Конфиденциальность ваших данных мы полностью  гарантируем.


Страница сгенерирована за 0.03 секунд !