метро Текстильщики, Волгоградский проспект, дом 42, корпус 42А E-mail:inf@redocs.ru
Филиал в г. Нижний Новгород,

Оцифровка документов

В век наукоемких технологий и стремительного технического прогресса, когда цифровые технологии охватывают все больше сфер человеческой деятельности, начиная от финансов и кончая космическими путешествиями, абсолютно логично использовать все преимущества цифрового формата и в деловом документообороте. Все больше и больше компаний понимают всю эффективность, которую дает перевод всей документации в цифровой вид.

Что же представляет из себя оцифровка документа?

По сути это перевод документа на твердом носителе (это могут  быть  как бумажные документы, так и аудио видео записи на соответствующих носителях) в некий компьютерный код,  доступный затем для просмотра, редактирования или копирования.

Трудно переоценить преимущества  документов в цифровом виде. В отличие от документов на традиционных носителях, такие документы:

  • практически не подвержены старению, 
  • не занимают места, 
  • легко редактируются, 
  • легко копируются,  
  • и главное они всегда под рукой. 

При правильной организации электронного архива эффективность работы любой компании несомненно возрастет. Отпадает надобность в хранении и обслуживании бумажных архивов и документации, повышается  скорость делопроизводства  и технологических процессов. Получение, редакция и распространение необходимых для работы документов будет занимать существенно меньшее время. Тексты договоров, схемы и чертежи могут быть найдены, отредактированы и распечатаны за время в разы меньшее, если бы это касалось бумажных версий документов. 

Экономя  время, мы получаем огромный выигрыш в эффективности и производительности.

Однако, при всей кажущейся простоте, оцифровка документов не такое уж и простое дело.

Качественная оцифровка документов представляет собой достаточно кропотливый и трудоемкий  процесс, поскольку включает в себя не только, а скорее всего не столько, сам процесс сканирования, сколько дополнительные операции с обрабатываемым документом. 

Это:

  • подготовка документа к оцифровке, 
  • расшивка и последующая сшивка многостраничного документа (если это допустимо), 
  • устранение, насколько это возможно, механических повреждений, замятий и заломов, 
  • сверка результата оцифровки с оригиналом. 

Кроме того ветхие документы, где имеются стертые, плохо читаемые, а так же рукописные или специальные символы,  как следствие трудно распознаваемые компьютерными  программами, особенно важно сверять с результатом оцифровки. И при обнаружении неточностей исправлять их уже вручную. Таким образом, не считая наличия профессионального оборудования и программного обеспечения, качественная оцифровка требует профессиональных навыков и немалого опыта.

Какие же документы подлежат оцифровке?  

С развитием компьютерных технологий можно с уверенностью заявить, что оцифровать можно практически все.  Любой документ на твердом носителе, будь то бумажный документ, фотография, слайд, книга, журнал и тд. Может быть оцифрован.

Более того оцифровке прекрасно поддаются видео записи на устаревших носителях, как то магнитная или кинопленка. То же касается и аудио записей. Однако для каждого вида документов и стоящей задачи, будь то сканирование книг или чертежей, распознавание текста или оцифровка аудио-видео контента, требуется соответствующее оборудование, программное обеспечение и опытные специалисты.

Основные типы оцифровки которые могут потребоваться в быту и в профессиональной деятельности это сканирование (и при необходимости распознавание) документации (бухгалтерской, офисной, архивной и тп), личных документов (паспортов, удостоверений, сертификатов, дипломов), книг, журналов и других изданий, фотоматериалы (фотографии, пленки, слайды, негативы и тп), чертежи и схемы, картины и репродукции.

Также популярна оцифровка видео (кино и видео пленка) и аудио (магнитная лента и виниловые пластинки) материалов. Однако для получения наилучшего результата нельзя забывать о качественной профессиональной пост обработке оцифрованного материала, включающей в себя, например, цветокоррекцию, устранение искажений, обрезка и (или) вклейка страниц, преобразование в различные форматы, распознавание текста, ретуширование и создание каталогов и электронных архивов.


Страница сгенерирована за 0.03 секунд !